News

7 Cara Meningkatkan Produktivitas Kerja dan Bisnis

Setiap hari bekerja, tapi kamu merasa bahwa output yang kamu berikan ke perusahaan kurang maksimal? Ini adalah artikel yang tepat untuk kamu! Kali ini mintor akan bagikan insight penting untuk meningkatkan produktivitas kerja. Dengan banyaknya semua orang yang bekerja saat ini, tentu saja produktivitas menjadi elemen esensial bagi sebuah perusahaan atau bisnis agar mereka dapat mengembangkan bisnisnya lebih lanjut.

Bisnis yang sukses besar tidak luput dari hasil kerja keras para jajaran manajemen dan karyawan. Talenta berbakat tersebut memberikan kontribusi yang sangat besar untuk keberhasilan sebuah organisasi atau institusi. Tapi, produktivitas sangat penting dan menentukan arah perkembangan bisnis. Ada berbagai macam produktivitas kerja atau bisnis yang bisa diimplementasikan seperti KPI, kesehatan mental, program training, motivasi, dan lain-lain.

Cara meningkatkan produktivitas saat bekerja

Mintor mengerti bahwa menjadi orang yang produktif di tempat kerja itu cukup sulit. Kamu harus bisa mengelola banyaknya tugas dan membaginya ke setiap waktu dalam hari tersebut. Jika tidak bisa selesai akan kembali diulang untuk keesokan harinya. Produktivitas adalah kunci utamanya.

Bahkan tidak hanya staf atau manager, tapi eksekutif C-level juga terkadang kesulitan dalam mengelola waktu yang efektif untuk menyelesaikan banyak pekerjaan. Kesibukan yang tak terduga seperti meeting, laporan, atau membantu tim lainnya yang saat itu sedang kesulitan.

Coba untuk inkorporasi tips berikut ini ya dan implementasi dengan baik strateginya untuk meningkatkan produktivitas kerja kamu!

1. Fokus kerjakan yang penting dahulu

Ada cara yang tepat untuk melihat mana pekerjaan yang bisa dijadikan prioritas. Misalnya, dengan membagi semua list tugas dalam setiap kuadran. Kamu bisa buat lingkaran dan membagi empat kuadran, yakni Penting-Mendesak, Penting-Tidak Mendesak, Tidak Penting-Mendesak, dan Tidak Penting-Tidak Mendesak.

Untuk tiap tugas yang penting-mendesak, itulah yang harus fokus kamu kerjakan pada hari itu dan selesaikan pada hari itu juga. Misalnya, meeting dengan klien, persiapan presentasi, atau hal-hal lainnya yang menjadi deadline.

Untuk tugas yang penting-tidak mendesak dan tidak penting-mendesak, nah ini yang juga wajib kamu perhatikan. Antara kamu bisa kerjakan itu setelah mengerjakan tugas prioritas atau kamu bisa delegasikan orang lain untuk mengerjakan tugas tersebut (misal: meminta bantuan kolega kantor).

Yang terakhir adalah tidak penting-tidak mendesak. Tugas seperti membuka email, menerima panggilan telepon, mengecek perlengkapan kantor, atau hal lainnya yang pada dasarnya berada pada kuadran “tidak penting”.

2. Jangan multitasking

Mintor mengerti bahwa kamu ingin mengerjakan banyak tugas agar cepat selesai. Tapi, kenyataan multitasking itu tidak memberikan dampak yang positif, malah at the end of the day, kamu tidak akan bisa menyelesaikan apa-apa. Intinya fokus pada kerjaan utama terlebih dahulu.

Studi menunjukkan bahwa ketika otak kita membagikan perhatiannya untuk masing-masing tugas, apalagi ketika suatu tugas itu sangat kompleks dan membutuhkan perhatian yang lebih sangat tinggi kemungkinannya kamu akan membuat kesalahan. Dan juga kamu akan bekerja dengan tidak efektif, karena pada umumnya, multitasking itu tidak mungkin dilakukan oleh otak manusia.

Bahkan orang yang sudah expert di industri tertentu saja lebih memilih untuk fokus one step at a time. Atau bergerak fokus langkah demi langkah agar selesai tugas dan kemudian berlanjut untuk mengerjakan yang lainnya.

Kalau pekerjaan kompleks, lebih baik jangan multitasking. Kalau misalnya pekerjaan tersebut tidak terlalu kompleks, otak manusia masih bisa menoleransi seperti: mendengarkan musik ketika sambil berjalan.

Jadi, sudah banyak studi yang mendukung fakta relevan ini: multitasking itu tidak efektif dan justru tidak akan bisa accomplish apa-apa.

Lebih baik kerjakan satu tugas dalam satu waktu, mintor bisa jamin kamu dapat memiliki performa yang lebih baik dibandingkan yang lainnya.

3. Ambil istirahat

Pernah dengar sebuah metode bernama teknik pomodoro? Teknik ini mengajarkan kita cara meningkatkan produktivitas dengan cara mengambil interval istirahat untuk setiap tugas yang telah berhasil kita kerjakan atau berdasarkan waktu yang ditentukan.

Misalnya, kamu bisa set timer untuk bekerja selama 25 menit, fokus mengerjakan tugas penting seperti membuat laporan atau presentasi. Kemudian, ketika timer habis, kamu gunakan 5 menit waktumu untuk beristirahat. Ulangi teknik pomodoro tersebut, kamu akan dapat merasakan hasilnya.

Ini adalah rahasia memiliki manajemen waktu yang efektif dan baik. Gunakan teknik pomodoro apabila kamu adalah orang yang:

Mudah terdistraksi dengan gangguan kecil
Terlalu overworking hingga toxic productivity
Mempunyai pekerjaan yang tidak mempunyai batas waktu dan berkelanjutan (belajar ujian, riset media sosial, buat konten)

Kenapa teknik pomodoro efektif dan banyak diterapkan oleh orang-orang? Tentu saja karena metodenya sederhana dan dapat membantu kamu untuk menghindari distraksi atau gangguan yang dapat mengubah fokus.

Kamu juga akan merasa lebih senang karena berhasil mengerjakan sesuatu dalam waktu yang cepat, karena kamu produktif, jadi ada sense of accomplishment. Ada kebanggaan tersendiri.

4. Delegasikan tugas

Kalau kamu berada di posisi atas, misalnya SPV atau Manager. Cobalah untuk delegasikan tugas kepada staf lainnya. Mereka pasti akan sangat senang untuk membantu kamu. Atau kalau kamu adalah staf karyawan, kamu bisa meminta bantuan rekan kerja lainnya. Tentu saja kamu harus perhatikan ya apakah rekan kerja kamu sedang mengerjakan tugas urgent lainnya.

5. Rule of thumb: jangan menunda pekerjaan

Kalau ada kerjaan yang bisa dikerjakan dalam waktu 2 menit, lebih baik kerjakan pada saat itu juga dan jangan menunda waktu lagi. Kamu akan merasakan betapa pentingnya 2 menit tersebut pada akhirnya.

Intinya ini sangat berkaitan dengan kuadran skala prioritas yang telah mintor sebutkan sebelumnya, bahwa kamu harus membagi tugas dan perhatian kamu kepada hal yang penting dan mendesak. Apabila ada tugas yang penting dan tidak mendesak tapi bisa dikerjakan dalam waktu 2 menit atau dalam waktu yang sangat singkat, kamu bisa kerjakan itu juga.

6. Jangan kebanyakan meeting

Jangan sampai di dalam tim kamu, ada meeting berkali-kali untuk memulai hari (DH), laporan akhir harian, meeting tugas dan objektif, dan lainnya yang tidak efektif.

Gunakan waktu dengan sebaik mungkin karena hanya itu sumber daya yang kamu miliki. Dengan mengelola waktu dengan baik, kamu dapat meningkatkan produktivitas kamu saat bekerja. Meeting yang sampai berjam-jam itu sangat membuang waktu dan justru malah tidak dapat menyelesaikan pekerjaan.

7. Jangan membuka media sosial, hp, atau distraksi lainnya

Tahukah kamu bahwa ketika kamu kehilangan fokus, otak kamu memerlukan waktu 20 menit untuk bisa masuk ke dalam mode “sangat fokus” kembali. Jadi, jangan sampai kamu terdistraksi oleh hal-hal tidak penting seperti media sosial atau notifikasi hp.

Itulah 7 cara untuk meningkatkan produktivitas kerja yang dapat kamu implementasikan sekarang juga untuk menghasilkan output yang maksimal dalam bekerja, dan tentu saja hal ini bisa diterapkan pada semua lini industri dan posisi.