5 Alasan Pentingnya SOP untuk Perusahaan

Standar Operasional Perusahaan (SOP) adalah sebuah istilah yang tidak asing untuk diperbincangkan. Namun apa sih SOP itu? Lalu, apa pentingnya SOP?

Dilansir dari Talenta, dalam menjalankan sebuah perusahaan dalam skala besar maupun kecil, perusahaan lama atau baru, dibutuhkan sebuah acuan efektif untuk menyelaraskan sistem dalam bekerja. Hal ini berguna agar visi dan misi perusahaan dapat tercapai sesuai tujuan.

Peninjauan berkala yang wajib dilakukan ini dikarenakan perusahaan yang tentunya juga berkembang seiring berjalan waktu. Pembaruan SOP sendiri pun harus berjalan dari sisi internal maupun eksternal perusahaan.

Hal itu pun membuat SOP harus menjadi sebuah aturan yang terus diawasi. SOP yang baik perlu dilakukan peninjauan secara berkala.

Yuk, pelajari tentang pentingnya SOP di sini!

Pentingnya SOP untuk perusahaan

SOP memiliki fungsi yang penting agar aktivitas dalam perusahaan berjalan dengan baik. Beberapa fungsi SOP yang perlu kamu ketahui adalah:

1. Mempermudah pekerjaan karyawan

Pentingnya SOP yang pertama adalah memudahkan karyawan dalam mengerjakan pekerjaan. Dengan adanya SOP, staff bisa mengerjakan tugasnya secara teratur dan mengetahui alur kerja.

Tak bisa dipungkiri bahwa banyak sekali area abu-abu dalam perusahaan. Hal ini pun bisa diatasi dengan adanya SOP.

Contoh mudahnya adalah ketika seorang karyawan ingin mengajukan cuti tahunan dan dia memiliki 2 atasan yakni leader dan manager. Dengan adanya SOP, karyawan jadi mengetahui siapa yang perlu menandatangani izin cuti.

Dengan adanya aturan, hal ini bisa mengurangi berbagai pertanyaan umum yang biasa ditanyakan. Peraturan birokrasi sederhana seperti aturan seragam setiap harinya, atau pemberlakuan jam kerja shift pun menjadi jelas.

2. Tolak ukur penilaian HRD

Jika SOP diterapkan, hal ini akan sangat membantu membawa seluruh karyawan dalam perusahaan untuk lebih disiplin dan bertanggung jawab dalam melakukan pekerjaan.

SOP sendiri pun mencakup berbagai aturan yang wajib dilakukan oleh karyawan. Misalnya, karyawan diharuskan melakukan clock in dan clock out ketika masuk dan pulang kerja.

Hal ini akan memudahkan pihak HRD untuk menilai kedisiplinan karyawan berdasarkan absensi. Tak hanya itu, karyawan yang selalu bekerja lembur bisa diketahui.

Dengan begitu, HRD bisa menanyakan pada departemen terkait alasan tersebut selalu bekerja lembur. Apakah karena beban kerja terlalu berat, atau karyawan masih dalam proses adaptasi.

3. Menjadi standar kedisiplinan seluruh karyawan

Poin pentingnya SOP selanjutnya adalah pemberian standar kedisiplinan seluruh karyawan, meski memiliki jabatan yang berbeda-beda.

Tentu hal ini akan menanamkan bibit kedisiplinan yang tinggi dari awal seseorang bergabung ke perusahaan tersebut.

Standar kedisiplinan yang bisa diterapkan misalnya karyawan tidak boleh memakai kaos setiap masuk ke kantor.

Dikarenakan peraturan mengenai hal ini sudah tercantum dalam SOP dan diumumkan pada calon karyawan baru, maka seluruh karyawan wajib untuk mematuhinya. SOP juga bisa mencakup sanksi bagi karyawan yang melanggarnya, loh.

4. Menjadi pendeteksi hambatan di perusahaan

Salah satu pentingnya SOP diterapkan juga membuat perusahaan jadi mengetahui dan bisa mengantisipasi keadaan yang tidak terduga. Ketika karyawan tidak memenuhi kewajiban datang ke kantor, misalnya.

Dengan menerapkan sistem absen clock in dan clock out menggunakan fingerprint, perusahaan bisa mengetahui karyawan yang datang ke kantor atau bekerja dari rumah.

Dengan sistem ini, pihak HRD pun memiliki data karyawan dengan akurat. Bagi pelanggar, HRD pun memiliki bukti yang kuat jika ingin menindaklanjuti perbuat karyawan tersebut.

5. Memudahkan alur kerja karyawan

Poin pentingnya SOP yang terakhir adalah memudahkan alur kerja karyawan. Para pekerja pun jadi bisa mengetahui dengan mudah langkah-langkah yang harus diambil ketika melakukan sesuatu.

Misalnya ketika petugas cleaning service ingin membersihkan ruangan. Ia perlu mengetahui seperti waktu pembersihan, langkah-langkah pembersihan, hingga peraturan seperti tidak boleh memindahkan barang pribadi, dan lain sebagainya.

Prinsip Pembuatan SOP

Selain mengetahui pentingnya SOP, kamu juga perlu mengetahui cara pembuatan SOP. Membuat SOP tidak bisa dilakukan secara sembarangan. Ada beberapa prinsip pembuatan SOP yang perlu diketahui, yakni:

1. Mudah dan jelas

Esensi pentingnya SOP tidak akan berkurang jika aturan yang diberikan mudah dan jelas. Terlebih, SOP sendiri dibuat untuk memudahkan dan memperjelas alur pekerjaan.

Prinsip yang satu ini sangat penting untuk diinginkan. Karena SOP sendiri adalah pedoman yang akan dipatuhi oleh semua jajaran karyawan. Jadi, sangat penting untuk membuat instruksi yang jelas dan mudah untuk dipahami.

2. Terukur dengan jelas

Penyusunan SOP harus didahului dengan menentukan tujuan pembuatan. Setelahnya, baru kamu bisa membuat prosedur, tata laksana, serta hukuman atau konsekuensi yang akan didapat jika tidak bisa menerapkan.

Dalam isi standar operasional, kamu juga perlu mengatur standar kualitas tertentu yang bisa mengukur pencapaian keberhasilan aturan tersebut.

3. Konsisten

Prinsip pembuatan SOP selanjutnya adalah memiliki konsistensi. Pemberlakuan secara konsisten adalah hal penting dalam menjalankan standard operasi.

Agar SOP bisa berjalan dengan lancar tanpa adanya pihak yang merasa “tercurangi”, perusahaan pun harus memberlakukan SOP secara konsisten dan memastikan semua jajaran karyawan mematuhi aturan tersebut.

4. Selaras dengan tujuan perusahaan

Dalam pembuatan SOP, hendaknya memerhatikan visi dan misi perusahaan serta standar operasinya.

Hal ini bertujuan agar karyawan mengerti akan tujuan pembuatan SOP dan lebih mudah melaksanakan aturan tersebut.

5. Dinamis dan mengikat

Peraturan memang dibuat untuk dipatuhi, namun bukan berarti tidak bisa berubah sama sekali.

Dalam pembuatan SOP, hendaknya memerhatikan kedinamisan. Artinya, kita harus terbuka dengan perubahan, terlebih jika situasi internal dan eksternal pun memungkinkan untuk terjadi perubahan.

Meski demikian, standar operasi pun harus bersifat mengikat. Artinya, seluruh jajaran karyawan harus mematuhi semua peraturan yang berlaku. Entah itu direktur, komisaris utama, manager, atau karyawan biasa, mereka harus mematuhi aturan yang berlaku.